Met deze tien tips hou je gegarandeerd tijd over!

work alejandroMet deze tien psychologische tips hou je gegarandeerd tijd over!

1 Stel niet uit

Uitstellers hebben de neiging in gedachten lang bezig te blijven met niet afgemaakte of niet uitgevoerde taken. Juist kleine dingen-die-nog-moeten veroorzaken een overbelast gevoel, waardoor ze zich minder goed kunnen concentreren op belangrijke zaken. Maak dus een lijst van al die kleine dingen, reserveer wat tijd en handel ze achter elkaar af.

2. Gebruik je bioritme

Je biologische klok bepaalt niet alleen je slaap- en waakritme, maar ook je bloeddruk, hartslag en hersenactiviteit. In principe volgt je biologische klok een ritme van 24 uur, met periodes van concentratie en periodes van vermoeidheid. De meeste mensen hebben veel energie tussen 11.00 uur en 13.00 uur; tussen 15.00 uur en 17.00 uur volgt een tweede energiepiek. Gebruik deze tijd goed. Uit onderzoek is gebleken dat je complexe problemen beter ’s ochtends kunt oplossen, en dat je ’s middags beter kunt vergaderen. Maar er zijn uiteraard individuele verschillen. Houd voor jezelf bij wanneer je energiepiek is, en stem je dagindeling daar op af.

3. Ruim op

Kantoorwerkers besteden gemiddeld zes weken per jaar aan het zoeken van spullen. Je bureau en archief opruimen geeft meteen al enorm veel tijdwinst. Zorg dat je de spullen die je het meest nodig hebt, in de buurt hebt. Op je bureau horen alleen die papieren te liggen waarmee je op dat moment bezig bent. De rest berg je op.

Laat papieren post maximaal twee dagen liggen, en zorg dat poststukken die binnenkomen maar één keer door je handen gaan. Bedenk dus bij elk stuk meteen wat je ermee gaat doen: beantwoorden, tijdelijk opbergen, doorsturen, weggooien of definitief opbergen.

4. Beperk de vergadertijd

Vergaderingen zijn beruchte tijdrovers. Vijf tips om het in de hand te houden:

• Zorg dat de reden voor de vergadering duidelijk is. Is dat brainstormen, informatie uitwisselen of beslissingen nemen?

• Vraag je af: waarom zit ik hier? Misschien hoef je niet bij elke vergadering te zijn.

• Spreek af hoeveel tijd je per agendapunt hebt.

• Kies een voorzitter die strak de hand houdt aan de vergadertijd en discussies weet te beperken.

• Wees besluitvaardig. Wat moet er gedaan worden, door wie en wanneer?

5. Beperk e-mailverkeer

• Verwerk alle binnengekomen e-mail binnen 24 uur.

• Maak verschillende mappen waarin je de mail kunt opbergen (bijvoorbeeld per project een map). Zet alles na binnenkomst direct in een map of gooi het weg.

• Berg nieuwsbrieven direct op en schrijf je uit bij nieuwsbrieven die je toch nooit leest.

• Cluster je mailverkeer in sessies: lees, beantwoord en sorteer mails niet de hele dag door, maar bijvoorbeeld aan het eind van de ochtend en aan het eind van de middag.

• Print e-mailberichten alleen als het strikt noodzakelijk is.

• Lees e-mailberichten niet twee keer.

• Wil je u snel antwoord op een bericht, geef dat dan aan in de titel of vink het aan; dat scheelt herhaalde verzoekjes.

• Stel een out-of-office-reply in wanneer je op vakantie gaat en zeg dat je direct na je vakantie alle mails ongelezen weggooit. Het scheelt je minstens een dag lang e-mails lezen wanneer je terugkomt.

6. Gebruik het 80/20-principe

Volgens het 80/20-principe bereik je 80% van je prestaties in 20% van je tijd. Om meer te doen in minder tijd, zul je inspanningen die weinig effect sorteren moeten vervangen door inspanningen met veel effect. Maak voor jezelf een lijstje met laagwaardige en hoogwaardige tijdsbestedingen en probeer de eerste zoveel mogelijk te vervangen door de tweede.

Laagwaardige tijdsbesteding:

• zaken die andere mensen van je gedaan willen hebben;

• zaken waarin je eigenlijk niet zo goed bent;

• zaken waaraan je geen plezier beleeft;

• zaken die altijd onderbroken worden.

Hoogwaardige tijdsbesteding:

• zaken die je altijd al hebt willen doen;

• zaken waarbij de verhouding tussen tijd en resultaten al 20/80 is;

• zaken waarbij je je creativiteit benut;

• zaken die je anderen kunt laten doen, met een voor jou relatief lage inspanning.

7. Leer nee te zeggen

Het is een hele kunst: op een vriendelijke manier verzoekjes afwijzen waar je op dat moment geen tijd voor hebt. Veel mensen durven bijvoorbeeld geen nee te zeggen tegen hun klanten. Ze vergeten dat klanten ook maar gewone mensen zijn, die het wel begrijpen als iets een keer moet wachten. Zeg gewoon: ‘Ik bel u aan het eind van de week terug,’ en doe dat ook. Negentig procent van de mensen gaat daarmee akkoord.

8. Delegeer

Delegeren kost tijd. Maar het is tijd die je later terugwint. Als je gestructureerd iemand traint om bepaalde taken over te nemen, hou je tijd over voor andere dingen.

9. Maak lijstjes

Maak lijstjes met dingen die je op een dag of in een week wil doen. Veel mensen zeggen dat ze het zó druk hebben dat ze geen tijd hebben om op hun lijstje te kijken. Maak je doe-lijst daarom niet te lang. Schrijf de drie belangrijkste dingen op die je die dag wilt doen, en kijk er aan het begin van de middag nog eens naar. Gebruik het lijstje als houvast, niet als keurslijf. Maak ook een not-to-do-lijst en hang die op een goed zichtbare plek.

10. Breng lucht in je agenda

Houd vooraf rekening met onverwachte gebeurtenissen en tegenvallers. Maak elke week een halve dag vrij, daarnaast elke maand een dag en laat elk kwartaal een week open in je agenda. Dat is geen tijd die je kost wat kost moet vrijhouden, maar een ‘buffer’ voor extra opdrachten, uitgelopen projecten, crises en dingen die uit de lucht komen vallen. In feite plan je op die manier het ongeplande werk, waardoor je efficiënter werkt.

Door: Manon Sikkel

Image: Alejandro Escamilla

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s